费控系统用户手册

一、用户须知

实名发票类别

机票、铁路、公路、水路等客票，票面注明乘客身份信息（有姓名或者身份证），以及滴滴发票（发票抬头为个人或者公司均算实名）。

疫情期间，滴滴发票的税率若显示为“免税”，不用勾选“实名”。

如下图：
市内交通费和外埠交通费

开支流水中，交通费分为市内交通费和外埠交通费两种，相关发票请留意是否“实名”，在录入开支流水时，费用项目请选择“交通费（可抵扣）”，并填写“实名”票据张数。

市内交通费：指因工作需要，在广州出外勤或在出差城市内往返于工作地点所产生的地铁、公交、出租车等交通费用。

外埠交通费（长途交通费）：既包括因工作需要，往返于不同城市之间搭乘的交通工具包括飞机、轮船、火车、大巴等费用，也包括订票手续费、意外保险费、往返于市内与机场的交通费用等。
发票信息

录入发票需要包含发票代码、发票号码、开票日期、校验码后六位、发票类型等信息，具体位置参见下图：
录入发票

填写开支流水时，如果是增值税发票需要进行录入，建议平时拿到发票后可及时在“我的发票”中进行录入，报销填写开支流水时就可以直接导入使用了。

费控首页 ->【我的发票】->【新增发票】时，获取验证码需要调用对应省份税务局网站的服务，跨省访问可能刷新速度较慢，请耐心等待

说明

增值税发票：增值税专用发票、增值税普通发票、增值税电子专用发票、增值税电子普通发票、电子发票（增值税专用发票）、电子发票（普通发票）六种；

非增值税发票：：除增值税发票外的其他所有票据，包括通用机打发票、普通发票、收据等。
出差城市及报销货币

如果系统中没有包含出差城市，请反馈给管理员或对接人进行添加；如果系统中没有包含某种货币，请换算成人民币进行报销。
银行卡维护

如果系统提醒没有银行卡号，需点击“个人设置”，在个人信息页面维护银行卡信息，详见下图：

录入银行卡信息后，记得点击“保存”按钮
出差相关

出差申请需要在费控系统发起流程，不再在MA发起审批。

如需预订机票，可点击出差申请单的“机票预订”按钮，跳转预订机票的网页

如需预订酒店，可点击“酒店预订”，跳转预订酒店的网页

机票预订界面

酒店预订界面
报销时限

报销的时限请查阅财务报销制度，如因不可控因素逾期。请联系财务中心同事进行办理。
前债未清，新债不借

若前次的个人借款未还清，不允许申请新的借款。
加签说明

前置加签：单据转交给加签人审批，加签人审批后单据将重新转交给当前审批人

后置加签：单据转交给加签人审批，加签人审批后单据将转交给流程中的下一个审批人

二、登录系统

从广电运通协同办公平台登录后，点击顶部菜单中的【费控】进入费控系统首页

三、费用报销流程

实行线上和线下审批流程相结合的模式。报销人线上发起报销流程，业务审批环节结束即将报销单打印出来粘贴发票及其他附件，直接提交给财务部费用会计审核归档。线下纸质审批流程不需部门相关领导签字。

四、出差报销

出差申请单

1、【首页】-【我的单据】，新增出差申请单

2、填写差旅类型、事由

3、填写出差行程，如有多个行程，点击‘新增行程’增加

4、填写出差预算，如有多个预算，点击‘新增预算’填写
差旅费用报销

1、【首页】-【我的单据】，新增差旅报销单

2、选择对应的“出差申请单”，如实际出差时间与出差申请单的申请时间有出入，可修改“实际行程开始时间”和“实际行程结束时间”，系统根据实际行程时间生成出差补贴，且同步HR系统作为考勤数据

3、“申请信息”和“入账信息”里的数据根据出差申请单自动带出；除“事由”、“分摊部门”、“费用归属”、“分摊人员”，“分摊比例”外其余信息不允许修改；

4、“费用报销申请信息”中，点击不同费用页签即可录入该类型的费用

5、录入发票

录入发票：指报销前，没有在“我的发票”里录入过该发票信息，本次报销是首次录入

导入发票：指报销前，已经在“我的发票”里录入过该发票信息，本次报销时就可以直接选择该发票即可

发票类型：根据报销发票的类型选择(增值税发票与非增值税发票的区别，请往上看【用户须知】中录入发票的介绍)

6、录入费用开支信息完成后，点击“保存”按钮，保存当前数据后，即可继续录入下一条费用信息

7、如果报销前，已经在随手记里录入过相关费用信息，本次报销时，可以点击“选择费用开支”，选择费用回报销单即可

从上面把需要报销的费用，选择到下方待报销列，点击“确认”即可

8、如果报销前，有借款尚未还清，本次报销系统会自动把借款与报销金额做核销；单据信息都录入完毕后，点击“提交”即可。

五、日常费用报销

报销时限

1、【首页】-【我的单据】，新增日常费用报销单

2、按照单据要求，录入相关“事由”及“费用报销申请信息”的内容即可，具体操作可参考差旅费用报销单

六、个人借款及还款

现金预支单(借款)

1、【首页】-【我的单据】，新增现金预支单

2、先选择业务类型，再填写借款事由

说明：

银行卡号为空，请点击页面右上角个人名字处，到个人信息页面维护，保存后回到现金预支单页面，点击“更新银行卡信息”按钮。

3、填写借款金额，检查页面录入信息无误，提交单据即可
预支还款单(还款)

还款有两种方式：1、做报销单时核销个人借款，2、做预支还款单归还借款
报销单核销个人借款

1、费用报销时，系统会自动根据个人借支与报销金额做核销
做预支还款单归还借款

1、【首页】-【我的单据】，新增预支还款单

2、选择对应的“现金预支单”

确认单据信息无误提交单据即可；出纳确认收到还款后核销借款。

七、财务部分

财务初审

1、【首页】-【我的审批】，点击“财务初审”

2、点击单据号进入到财务初审界面

3、点击“财务初审”

4、在【开支流水初审清单】页，可进行修改费用初审金额、剔除不符合报销规定的费用等操作

5、在【预支单核销信息】页，可将不需要核销的预支单剔除

6、在【凭证信息】页，可对凭证信息进行编辑修改，重新生成等操作
财务复审

1、【首页】-【我的审批】，点击“财务复审”

2、复审页面可进行批量复审，单张复审时，则点击对应的单据号进入详细页面审批

3、点击“财务复审”按钮

4、输入审批意见，可对单据进行“退回财务初审”、“审批拒绝”、“审批通过”等操作
财务支付

1、点击伸展按钮，显示“财务支付”菜单

2、点击“财务支付”菜单，进入财务支付页面

3、选择需要支付的单据，点击生成支付批次

说明：

生成CBS支付批次：有开通CBS支付授权的公司，可以通过系统将支付信息同步到CBS支付系统支付

生成银行/现金支付批次：没有开通CBS支付授权的公司，通过生成“银行/现金支付批次”，然后将支付信息导入到银联系统付款

4、冲账为零的单据，无需扫描可直接生成支付批次；筛选条件选择“冲账为零”后，全选所有单据，点击“生成银行/现金支付批次”按钮

5、支付确认页面

说明：

确认支付：选择对应的单据点击支付确认，该单据支付完成，凭证会自动同步到对应的财务系统(EAS或SAP)

取消支付：可按单张单据取消支付批次，取消后的单据回到“待生成支付批次”页面。